O que mais gera retrabalho nas empresas e equipes é a comunicação. Uma pesquisa da Gartner mostrou que 70% dos erros nas organizações são consequência de falhas na comunicação.

Em geral, os erros mais comuns estão na forma como pedimos. Nossos pedidos não são claros. Esquecemos que o óbvio para mim, nem sempre é obvio para o outro.

E quais são esses erros mais comuns?

1) Não combinar o prazo para as entregas: Ao combinarmos uma entrega com algum colega ou colaborador, com frequência não dizemos para quando precisamos da tarefa feita. Daí, cabe ao executor da tarefa decidir, e geralmente não atende a expectativa do cliente (quem pediu).

2) Deixar de lado o como preciso que seja entregue: minha condição de satisfação precisa estar clara. De que forma eu espero determinada entrega, como ou com que qualidade. Lembrando que padrão de qualidade ou formato das entregas depende de cada um. Nem sempre isso é subentendido. Daí, quando recebo uma entrega, muitas vezes o executor precisa refazer. A não ser que isso possa ser uma decisão do executor.

3) Esquecer de compartilhar a relevância do meu pedido: O porquê aquela entrega ou tarefa é importante para a equipe, para mim ou para a empresa deve ser compartilhado. O propósito compartilhado de cada pedido aumenta o engajamento e traz clareza para o dia a dia, inclusive para que cada pessoa possa dizer não, caso o pedido não seja relevante. Lembrando, que se é um pedido, cabe ao executor aceitar, declinar ou renegociar o pedido.

Segundo Rafael Echeverría e Bod Duhan, ambos autores da ontologia da linguagem e liderança generativa, os pedidos são a base da coordenação de ações nas equipes e podem ser fonte de desentendimento, caso não tenham todos os elementos presentes.

Cuidar de como pedimos é um primeiro passo importante para melhorar a comunicação nas organizações e para promover bons diálogos de gestão.